Actividad 12

Combinar correspondencia 
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De 
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas 
distintas.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones
como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos 
variables que toman su valor del origen de datos. 
Origen de datos.    Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el 
documento principal.   Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

Crear el documento principal

En el paso 2, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. 

En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios). 

Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar hacer clic en ella para 

buscar el archivo que contiene el origen de datos. 

Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar aparece la opción Elegir la carpeta de contacto. 

Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear. hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Podemos insertar:

Un Bloque de direcciones, una Línea de saludo, Franqueo electrónico o Más elementos En la opción Más elementos aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo

La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos 

abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también

podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono  de la pestaña 

Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.

Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos 

interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil 

entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.